Come inviare una e-mail: ecco una guida semplice

L’e-mail rientra a pieno titolo tra gli strumenti più comodi e versatili per entrare in comunicazione con interlocutori lontani: ecco i consigli per inviare facilmente i messaggi di posta elettronica.

Come inviare una e-mail: prima di tutto, l’oggetto

Può sembrare un consiglio banale, eppure, è un «dettaglio» che sfugge (ancora) a molti mittenti di messaggi di posta elettronica, cioè, l’oggetto. Se vogliamo che il destinatario della nostra e-mail capisca a colpo d’occhio che cosa vogliamo comunicare, scriviamo con attenzione questa parte del messaggio. Dobbiamo immaginarci che l’oggetto dell’e-mail è paragonabile al titolo di un libro: perché qualcuno lo sfogli, dev’essere preciso ed accattivante al punto giusto. Oltre ad invogliare il destinatario ad aprire la mail, il titolo gli permetterà anche di ritrovare il messaggio, qualora avesse bisogno di consultarlo nuovamente in futuro.

Non scrivere frasi chilometriche nelle e-mail

Il secondo consiglio per inviare in modo semplice (ma efficace) un messaggio di posta elettronica è quello di strutturare le frasi in modo conciso e chiaro. Evitiamo di esprimerci con periodi troppo lunghi, perché la fruizione della posta elettronica è spesso fugace e non così tanto attenta. Il nostro destinatario deve poter capire facilmente ciò che gli vogliamo comunicare, «scansionando» velocemente il testo dell’e-mail.

Non gridiamo nelle nostre e-mail: no al maiuscolo incontrollato

Quando inviamo un messaggio di posta elettronica, teniamo presente che è buona regola non scrivere parole o frasi completamente in maiuscolo. Secondo la cosiddetta netiquette, comporre delle e-mail in questo modo è come se stessimo gridando (anziché parlare) col nostro interlocutore. Oltre a ciò, i sistemi di contrasto alla posta indesiderata intercettano e indirizzano più facilmente i messaggi con troppo testo maiuscolo nelle cartelle SPAM.

Attenzione agli allegati di dimensioni troppo generose

Anche se le caselle di posta elettronica ai giorni nostri riescono a gestire con più facilità gli allegati ingombranti, è sempre buona regola non trasmettere dei «macigni» quali allegati alle e-mail. Le caselle di posta aziendale possono avere delle restrizioni in questo senso: quando dobbiamo trasmettere dei file di grosse dimensioni, affidiamoci a servizi di trasferimento (come Wetransfer).

Occhio allo storico della conversazione

In alcuni casi, dall’invio di una semplice e-mail si può sviluppare un vero e proprio «dialogo asincrono» col nostro interlocutore. Quando rispondiamo ai messaggi, valutiamo sempre l’esigenza (o meno) di conservare lo storico della conversazione nello scambio di e-mail. Se non avessimo più l’esigenza di trasmettere una parte di questo contenuto scritto, scegliamo la strada più razionale: inviamo un nuovo messaggio di posta elettronica, affinché il resto della conversazione rimanga semplicemente archiviato nella casella.

L’e-mail è più informale? Sì, ma occhio all’ortografia e alla grammatica

A detta di alcuni, la posta elettronica è uno strumento di comunicazione un po’ più informale (rispetto alla classica corrispondenza su carta), forse anche a causa del fatto che si usa su dispositivi elettronici o che, al suo interno, si ricorre spesso ad emoji o altri elementi extra verbali. Ciò nonostante, ricordiamoci che la casella di posta elettronica non deve trasformarsi nel museo degli orrori di forma linguistica: rispettiamo sempre le buone regole dell’ortografia e quelle della grammatica.

Come inviare una mail su WhatsApp

Ogni giorno utilizziamo molteplici canali e strumenti per comunicare con i nostri interlocutori, che non necessariamente possono essere messi in diretto collegamento tra di loro. Ad esempio, se volessimo condividere degli audio o dei messaggi vocali al di fuori della piattaforma di WhatsApp, potremmo sfruttare la posta elettronica. Per sapere come inviare una mail su WhatsApp con questi contenuti multimediali, vi basta seguire questi passi:

1. Selezionare la chat (individuale o di gruppo), trovando il contatto interessato;
2. Sfruttare la funzione «esporta chat» e, quindi, l’opzione «allega media»;
3. Usare l’app di posta elettronica indicata tra le diverse voci per la condivisione.

Viceversa, nel caso in cui volessimo sapere come inviare il contenuto di una mail su WhatsApp, non dovremmo fare altro che sfruttare l’opzione «seleziona tutto» all’interno dell’app della posta elettronica, copiare il contenuto e, infine, incollarlo all’interno della chat su WhatsApp.